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Cet article s'applique à la vente en : France

TB Accountants conditions générales des services de taxe sur la valeur ajoutée

Entre :

  1. TB Accountants, (le Mandataire) et
  2. le Client

Responsabilités du Client :

Le Client (« vous », « votre », « vos ») s’engage à transmettre ou mettre autrement à disposition de TB Accountants, en temps opportun, une copie de tous les justificatifs concernant la TVA, notamment une autorisation désignant le mandataire et tous les relevés de compte, avis de cotisation, toutes les déclarations, lettres et autres communications reçus pour permettre à TB Accountants de les traiter dans la mesure du nécessaire et dans les délais légaux.

Vous vous engagez à tenir TB Accountants informé de toute évolution de votre situation susceptible d’affecter votre situation fiscale ou de nécessiter que nous contactions des personnes différentes en votre nom.

Cette lettre de mission démarre dès que vous acceptez les présentes conditions générales, qui régissent la lettre de mission et restent en vigueur jusqu’à ce que l’une ou l’autre des parties y mette un terme, de quelque manière que ce soit, sous réserve des restrictions applicables.

Vous avez la responsabilité légale de déposer des déclarations de TVA correctes dans les délais fixés, mais en acceptant votre mandat, TB Accountants, en qualité de Mandataire de TVA, s’engage à réaliser toutes les tâches nécessaires en votre nom dans le cadre de cette responsabilité légale à partir des informations fournies, et à envoyer votre déclaration trimestrielle de TVA par voie électronique.

TB Accountants vous enverra plus d’informations sur chaque déclaration de TVA remplie, normalement avant son dépôt auprès des autorités compétentes, avec tous les justificatifs nécessaires pour vos registres.

Pour permettre à TB Accountants d’intervenir en votre nom, vous reconnaissez que toutes les déclarations sont effectuées sur la base d’une déclaration totale de toutes les sources de revenus, et vous vous engagez à fournir toutes les informations nécessaires pour gérer vos affaires, à permettre à TB Accountants de contacter des tiers dans la mesure du nécessaire et à fournir les informations en temps opportun pour permettre le dépôt électronique des déclarations trimestrielles de TVA dans les délais impartis.

Services de TB Accountants :

TB Accountants réalisera les services suivants pour le compte du Client :

  1. Obtention du numéro de TVA : si le Client veut commencer une activité commerciale au Royaume-Uni, en Allemagne, en France, en Espagne, en Italie, en Pologne et/ou en République tchèque (le « Pays ») et ne possède pas de numéro de TVA pour ce pays, TB Accountants demandera un numéro de TVA au nom du Client dans ce Pays. Pour réaliser ce service, TB Accountants utilisera les données et les documents fournis par le Client au cours de la procédure d’inscription.
  2. Préparation et dépôt des déclarations : sur la base des données et des documents fournis par le Client sur le Site Internet, TB Accountants réalisera les Services suivants :
    1. calcul du montant de la TVA payable par le Client dans les Pays sélectionnés ;
    2. préparation des déclarations de TVA à déposer auprès des autorités fiscales des Pays sélectionnés ;
    3. lorsque la législation le permet et sur approbation du Client, dépôt des déclarations auprès des autorités fiscales des Pays sélectionnés dans le délai légal de dépôt ; et
    4. communication au Client du montant de la TVA payable dans chaque Pays sélectionné, ainsi que des informations sur le paiement et le délai de paiement pour chaque Pays sélectionné.
  3. Gestion des demandes émanant des autorités : si le Client reçoit une demande courante de la part de l’autorité fiscale de tout Pays pour lequel il dispose d’une souscription valide, TB Accountants lui fournira une traduction succincte et des informations sur les actions requises de la part du Client, sous réserve des dispositions spécifiques convenues avec le Client.
  4. Représentation fiscale : les Clients qui ne sont pas établis dans l’Union européenne et qui ont demandé ou demandent un numéro de TVA dans certains pays (comme la France, l’Espagne, l’Italie et la Pologne) doivent désigner un mandataire fiscal local. Ce service sera ajouté automatiquement à la Souscription Pays si nécessaire.

    TB Accountants peut avoir recours à des sous-traitants pour les services de représentation fiscale. Vous autorisez spécifiquement TB Accountants à partager les données et les documents nécessaires pour remplir les obligations de mandataire fiscal.

  5. Paiement de l’impôt : lorsque TB Accountants fournit des services de représentation fiscale au Client, le Client doit verser le montant de l’impôt au mandataire fiscal, qui doit à son tour le reverser aux autorités fiscales compétentes.
  6. Tenue de registres et élaboration de rapports : TB Accountants tiendra un registre des tâches effectuées, mis à disposition à votre demande, et vous remettra des rapports réguliers sur l’avancée des tâches effectuées en votre nom. En outre, TB Accountants vous fera part des problèmes ou inquiétudes mis au jour pendant la durée du mandat. TB Accountants s’engage à restituer toutes les informations qui vous appartiennent à la résiliation du mandat, une fois reçus tous les paiements dus pour les tâches effectuées.

    (collectivement, les « Services »).

Prix :

le prix des Services est précisé ici.

Il n’y aura aucun surcoût, sauf accord écrit préalable entre les deux parties. Sauf entente contraire, nos factures sont dues dans les soixante (60) jours suivant la date de la facture.

Législation relative à la lutte contre le blanchiment d’argent :

Tous les comptables et conseillers fiscaux sont tenus de respecter les obligations imposées par la Proceeds of Crime Act 2002 (loi britannique sur le produit du crime), la Terrorism Act 2000 (loi britannique contre le terrorisme) et les Money Laundering Regulations 2007 (réglementations britanniques relatives au blanchiment d’argent) (« Législation relative à la lutte contre le blanchiment d’argent »), qui ont pour but d’entraver les activités des terroristes et autres criminels en les privant d’une expertise technique. Le manquement à ces obligations est passible de peines de prison. Avant d’accepter vos instructions, nous devons obtenir des « preuves satisfaisantes » afin de confirmer votre identité. Il vous incombe de fournir des justificatifs de votre identité conformément à la Législation relative à la lutte contre le blanchiment d’argent :

  • Copie de votre passeport ; ou
  • Permis de conduire / tous les directeurs/associés/administrateurs désignés ; copie des statuts
  • Factures de services

Veillez à ce que les registres de vos activités professionnelles soient exacts et à jour pour respecter les obligations imposées par les autorités réglementaires.

Nous partons du principe que nos clients sont honnêtes et respectueux de la loi. Toutefois, si à quelque moment que ce soit, nous avons des raisons de supposer que vos instructions concernent des « biens illicites », nous sommes tenus de le signaler à la Serious Organised Crime Agency (SOCA, agence britannique de lutte contre le crime organisé), mais il nous est interdit de vous informer de ce signalement.

Propriété des registres :

En cas de non-paiement du prix pour les services effectués, nous nous réservons le droit de conserver les livres et registres en notre possession et de suspendre la restitution des documents jusqu’au règlement complet de notre facture. En exerçant ce droit, nous respecterons la totalité de nos obligations légales ou professionnelles.

Destruction de fichiers :

Si certains documents vous appartiennent légalement, à moins que vous ne nous demandiez de ne pas le faire, nous prévoyons de détruire les correspondances et autres documents conservés par nous et datés de plus de sept ans, à l’exception des documents dont nous estimons qu’ils doivent être conservés. Si vous souhaitez que certains documents soient conservés, vous devez nous en informer par écrit.

Relations avec nos clients :

Nous avons à cœur d’offrir un très haut niveau de service à nos clients. Si vous avez des suggestions d’amélioration de nos services ou si vous n’êtes pas satisfait des services reçus, n’hésitez pas à nous en faire part. Si vous souhaitez soumettre une réclamation, nous l’étudierons rapidement et attentivement, et ferons tout notre possible pour vous expliquer la situation ou donner suite à vos griefs.

Tiers :

Toutes les déclarations de TVA préparées par nos soins sont destinées à votre usage exclusif au sein de votre entreprise, ou pour vous permettre de remplir des obligations légales spécifiques. Aucun tiers ne peut en acquérir de droits au titre de notre contrat relatif à la prestation de services de TVA.

Droit applicable :

La présente lettre de mission est régie par le droit anglais et interprétée conformément à celui-ci. Les tribunaux d’Angleterre sont les tribunaux compétents en cas de réclamation, de litige ou de différend découlant de la présente lettre de mission. Chaque partie renonce irrévocablement à son droit d’objecter à la présentation de toute action en justice devant ces tribunaux, d’affirmer que l’action en justice a été présentée devant un for inapproprié ou de contester la compétence de ces tribunaux.

Nous ne sommes pas tenus de préparer ou de déposer des déclarations de TVA que nous estimons de nature illégale ou en violation de la législation fiscale à laquelle nous sommes soumis. Le Client reconnaît que nous préparons les déclarations sur la base des informations fournies par le Client.

Dispositions en matière de continuité :

L’objet du présent Contrat est d’assurer une continuité de service dans votre intérêt. Si des circonstances surviennent qui nécessitent la prise de dispositions pour assurer la continuité des services, nous vous contacterons et vous aurez la possibilité de refuser ces dispositions.

Durée :

Le Contrat est valable pendant un an à compter de la date d’acceptation, puis est renouvelé automatiquement tous les ans pour une année supplémentaire.

Modifications :

TB Accountants peut modifier ponctuellement les présentes conditions générales. Si à la suite d’une modification des présentes conditions ou des règles et réglementations applicables, vous ne souhaitez pas demeurer un client, vous pouvez résilier le contrat en conséquence. Si vous continuez à utiliser les Services suite à toute modification des conditions ou des règles et réglementations applicables, vous manifestez votre acceptation desdites modifications.

Durée et résiliation :

Vous pouvez résilier le contrat par commodité et sans responsabilité à tout moment en adressant un préavis sur le site Internet correspondant, qui doit être d’au moins 30 jours si vous bénéficiez des Services en France, en Italie, en Espagne et/ou en Pologne. Lorsque vous demandez la résiliation du contrat, les Services sont résiliés simultanément dans toutes les juridictions dans lesquelles vous bénéficiez des Services.

Si vous bénéficiez des Services uniquement au Royaume-Uni, en Allemagne et/ou en République tchèque, TB Accountants ne déposera pas de déclaration et ne réalisera pas de Services pour le mois ou le trimestre calendaire de résiliation du contrat.

Si vous bénéficiez (aussi) des Services en France, en Italie, en Espagne et/ou en Pologne, TB Accountants déposera les déclarations et réalisera les Services pour le mois ou le trimestre calendaire de résiliation du contrat pour toutes les juridictions dans lesquels vous bénéficiez des Services, même si ces juridictions se trouvent en dehors de la France, de l’Italie, de l’Espagne ou de la Pologne. Si vous avez une obligation de dépôt de déclarations trimestrielles dans certaines juridictions, et de déclarations mensuelles dans d’autres juridictions, TB Accountants déposera les déclarations mensuelles et trimestrielles et réalisera les Services pour le trimestre calendaire (et tous les mois de ce trimestre calendaire) au cours duquel le contrat est résilié pour toutes les juridictions pour lesquelles vous bénéficiez des Services.

Tous les documents et données que vous nous aurez fournis vous seront restitués dans les 14 jours suivant la date de résiliation, sous réserve du paiement de toutes les sommes dues. Après acceptation, la présente lettre de mission prend effet à compter de la date de signature et jusqu’à son remplacement. L’avis de résiliation doit être adressé par écrit.

Résiliation par TB Accountants :

TB Accountants peut résilier le contrat sans adresser de préavis au Client si l’un des événements suivants survient :

  1. Le Client communique des informations incomplètes, trompeuses ou erronées à TB Accountants
  2. Le Client ne fournit pas les données exactes et exhaustives sur les ventes demandées par TB Accountants pour les déclarations de TVA.
  3. Le Client n’effectue pas les paiements dus aux autorités fiscales locales.

Limitation de responsabilité :

Nous déclinons toute responsabilité si vous suivez des conseils que nous vous avons préalablement donnés sans vérifier auprès de nous si les conseils sont encore valables ou rendus caducs par une évolution de votre situation ou de la législation.

Nous déclinons toute responsabilité en cas d’évolution de la législation ou de son interprétation publiée après la date à laquelle nous vous avons donné des conseils.

Nous déclinons toute responsabilité en cas de perte subie par vous ou un tiers du fait de notre respect de la Législation relative à la lutte contre le blanchiment d’argent ou d’une législation équivalente.

La version anglaise prévaut pour toutes les déclarations légales formulées par TB Accountants, y compris les présentes conditions générales. TB Accountants rejette toutes les réclamations juridiques et autres plaintes imputables à un malentendu résultant d’une erreur de traduction.

Protection des données ; divulgation :

En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la réalisation des Services, les Parties reconnaissent et conviennent que le Client est le responsable du traitement et TB Accountants, le sous-traitant, et que TB Accountants doit traiter les données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (RGPD) et, le cas échéant, à la législation en matière de protection des données ou de la vie privée de tout autre pays, et à l’Accord de traitement des données joint en Annexe A.

Vous reconnaissez que TB Accountants peut divulguer des données concernant votre compte à l’opérateur du site Internet tiers par le biais duquel TB Accountants réalise les Services, ou à l’affilié de tel opérateur, aux fins de la réalisation des Services par TB Accountants.

Veuillez confirmer votre acceptation des conditions énoncées dans la présente lettre de mission en signant et en nous retournant l’exemplaire ci-joint. Si vous avez des doutes ou si vous avez besoin d’informations complémentaires, n’hésitez pas à nous contacter.

Les signataires autorisées de chacune des parties s’engagent à respecter les conditions générales du présent Contrat à la date inscrite ci-dessous.

ANNEXE A : Accord de traitement des données

1. Définition et interprétation

1.1 Sauf définition contraire, les termes et expressions commençant par une majuscule utilisés dans le présent Avenant ont la signification suivante :

1.1.1 « Avenant » désigne le présent Avenant sur le traitement des données et toutes ses annexes ;

1.1.2 « Données à caractère personnel du Client » désigne toutes les Données à caractère personnel Traitées par un Sous-traitant sous contrat au nom du Client conformément aux Conditions ou dans le cadre du Contrat principal ;

1.1.3 « Législation en matière de protection des données » désigne la Législation de l’UE en matière de protection des données et, le cas échéant, la législation de tout autre pays applicable en matière de protection des données ou de la vie privée ;

1.1.4 « EEE » désigne l’Espace économique européen ;

1.1.5 « Législation de l’UE en matière de protection des données » désigne la Directive 95/46/CE, telle que transposée dans la législation nationale de chaque État membre et telle que modifiée, remplacée ou supplantée, notamment par le RGPD et les lois visant à mettre en œuvre ou compléter le RGPD ;

1.1.6 « RGPD » désigne le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 ;

1.1.7 « Transfert de données » désigne :

1.1.7.1 le transfert de Données à caractère personnel du Client, par le Client à un Sous-traitant ultérieur ; ou

1.1.7.2 le transfert ultérieur de Données à caractère personnel du Client, par un Sous-traitant ultérieur à un autre Sous-traitant ultérieur, ou entre deux établissements d’un Sous-traitant ultérieur, à chaque fois, lorsque ce transfert serait interdit par la Législation en matière de protection des données (ou par les dispositions d’un accord de transfert de données mis en place pour gérer les restrictions de transfert de données imposées par la Législation en matière de protection des données) ;

1.1.8 « Services » désigne les services réalisés par TB Accountants au bénéfice du Client dans le cadre du contrat principal.

1.1.9 « Sous-traitant ultérieur » désigne toute personne désignée par ou au nom du Sous-traitant des données pour traiter des Données à caractère personnel au nom du Client dans le cadre de l’Avenant.

1.1.10 Les termes « Commission », « Responsable du traitement », « Personne concernée », « États membres », « Données à caractère personnel », « Violation de données à caractère personnel », « Traitement » et « Autorité de contrôle » ont la même définition que dans le RGPD et leurs termes dérivés doivent être interprétés en conséquence.

2. Traitement des Données à caractère personnel du Client

2.1 Le Sous-traitant doit :

2.1.1 respecter la Législation applicable en matière de protection des données lors du Traitement des Données à caractère personnel du Client ; et

2.1.2 s’abstenir de Traiter les Données à caractère personnel du Client en dehors des consignes documentées et applicables du Client.

2.2 Le Client doit donner des instructions au Sous-traitant pour Traiter les Données à caractère personnel du Client, y compris concernant le Transfert de Données à caractère personnel du Client vers un pays tiers, sauf si la législation de l’Union européenne ou d’un État membre de l’Union européenne à laquelle le Sous-traitant est soumis prévoit le contraire. Dans ce cas, le Sous-traitant doit informer le Client de cette obligation légale avant de procéder au Traitement, sauf si la législation interdit telle notification pour des motifs importants d’intérêt public.

3. Personnel du Sous-traitant

Le Sous-traitant doit prendre des mesures raisonnables pour garantir la fiabilité de tous les employés, représentants ou sous-traitants de tout Sous-traitant susceptibles d’avoir accès aux Données à caractère personnel du Client, en veillant à chaque fois à limiter strictement l’accès aux personnes ayant impérativement besoin de connaître les Données à caractère personnel du Client ou d’y accéder aux fins du Contrat principal, et pour se conformer à la Législation applicable dans le cadre des obligations de telles personnes vis-à-vis du Sous-traitant sous contrat, et en veillant à ce que toutes les personnes ayant accès aux données s’engagent à respecter la confidentialité des données ou soient soumises à des obligations légales ou professionnelles de confidentialité.

4. Sécurité

4.1 Compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du Traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, le Sous-traitant doit mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris, selon les besoins, les mesures mentionnées à l’Article 32(1) du RGPD, pour les Données à caractère personnel du Client.

4.2 Lors de l’évaluation du niveau approprié de protection, le Sous-traitant doit spécifiquement tenir compte des risques inhérents au Traitement, et en particulier les Violations de données à caractère personnel.

5. Sous-traitance ultérieure

5.1 Le Sous-traitant ne doit pas désigner de Sous-traitants ultérieurs (ou leur divulguer des Données à caractère personnel du Client) sans demande ou autorisation du Client.

6. Droits des Personnes concernées

6.1 Compte tenu de la nature du Traitement, le Sous-traitant doit assister le Client dans la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans la mesure du possible, afin de permettre au Client d’honorer ses obligations et de répondre aux demandes de Personnes concernées souhaitant faire valoir leurs droits au titre de la Législation applicable en matière de protection des données.

6.2 Le Sous-traitant doit :

6.2.1 signaler rapidement au Client toute demande reçue d’une Personne concernée au titre de toute Loi applicable en matière de protection des données et portant sur les Données à caractère personnel du Client ; et

6.2.2 veiller à ne pas répondre à ces demandes, sauf sur instruction documentée du Client ou si la législation applicable au Sous-traitant l’exige, auquel cas le Sous-traitant doit informer le Client de l’existence de cette obligation légale avant que le Sous-traitant ultérieur ne donne suite à la demande, dans la mesure où la législation applicable permet.

7. Violation de données à caractère personnel

7.1 Lorsque le Sous-traitant découvre une Violation de données à caractère personnel affectant les Données à caractère personnel de la Société, il doit en informer le Client dans les meilleurs délais et lui fournir suffisamment d’informations pour lui permettre de satisfaire à ses obligations de déclaration ou d’information des Personnes concernées conformément à la Législation applicable en matière de protection des données.

7.2 Le Sous-traitant doit coopérer avec le Client et prendre toutes les mesures commerciales raisonnables demandées par le Client pour l’aider dans les mesures d’enquête, de limitation des dommages et de résolution de toute Violation de données à caractère personnel.

8. Évaluation des impacts sur la protection des données et consultation préalable Le Sous-traitant doit fournir une assistance raisonnable au Client, sous la forme d’évaluations des impacts sur la protection des données et de consultations préalables avec les autorités de contrôle ou autres autorités compétentes en matière de protection des données, jugées raisonnablement nécessaires par le Client au titre des Articles 35 ou 36 du RGPD ou de dispositions équivalentes de la Législation applicable en matière de protection des données, à chaque fois exclusivement en lien avec le Traitement des Données à caractère personnel du Client par les Sous-traitants sous contrat et compte tenu de la nature du Traitement et des données à disposition des Sous-traitants sous contrat.

9. Suppression ou restitution des Données à caractère personnel du Client

9.1 Sous réserve de la présente section 9, le Sous-traitant doit supprimer ou faire supprimer toutes les copies des Données à caractère personnel du Client, dans les meilleurs délais et en toute hypothèse dans les dix (10) jours ouvrés suivant la date de cessation de tout Service impliquant le Traitement de Données à caractère personnel du Client (la « Date de cessation »).

10. Droits d’audit

10.1 Sous réserve de la présente section 10, le Sous-traitant doit mettre à disposition du Client à sa demande toutes les informations nécessaires pour démontrer son respect du présent Avenant, et doit autoriser et assister les audits, y compris les inspections, assurés par le Client ou un auditeur mandaté par le Client et visant à vérifier le Traitement des Données à caractère personnel du Client par les Sous-traitants sous contrat.

10.2 Les droits d’information et d’audit du Client au titre de la section 10.1 ne sont valables que dans la mesure où l’Avenant ou le Contrat principal ne concède pas autrement des droits d’information et d’audit conformément aux obligations de la Législation applicable en matière de protection des données.

11. Transfert de données

11.1 Le Sous-traitant ne peut transférer ou autoriser le transfert de Données vers des pays situés en dehors de l’UE et/ou de l’Espace économique européen (EEE) sans l’accord écrit préalable du Client. Si des Données à caractère personnel Traitées dans le cadre du présent Avenant sont transférées d’un pays membre de l’EEE vers un pays situé en dehors de l’EEE, les Parties doivent veiller à la protection adéquate des Données à caractère personnel. Pour ce faire, les Parties doivent, sauf accord contraire, s’appuyer sur les Clauses contractuelles types de la Commission européenne pour le transfert de Données à caractère personnel.

12. Généralités

12.1 Confidentialité. Chacune des Parties doit respecter la confidentialité du présent Avenant et des informations reçues sur l’autre Partie et ses activités dans le cadre du présent Avenant (« Informations confidentielles ») et doit s’abstenir d’utiliser ou de divulguer ces Informations confidentielles sans l’accord écrit préalable de l’autre Partie, sauf dans la mesure où :

  1. (a) la loi impose leur divulgation ;
  2. les informations en question relèvent déjà du domaine public.

12.2 Avis. Tous les avis et communications adressés dans le cadre du présent Avenant doivent être portés par écrit et remis en personne, par courrier ou par e-mail à l’adresse ou à l’adresse électronique figurant dans l’en-tête du présent Avenant ou à toute nouvelle adresse indiquée ponctuellement par les Parties.

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